Nyhetsrapporteringen om trenden med aktivitetsbaserade kontor i coronapandemins spår fortsätter. Allt fler företag provar nu modellen med kontor där de anställda saknar fasta skrivbord och kan utföra sina sysslor på friare ytor.
Fördelarna med denna typ av kontor där medarbetarna har flexibla arbetsplatser är många, inte minst att kontoret sparar pengar på mindre kontorsyta. Det är dock viktigt att inte glömma bort att köpa in tillräckligt med kontorsmaterial i form av exempelvis kopieringspapper till företaget eller kontoret. Behovet minskar inte för att medarbetarnas arbetstider är flexibla.
Välplanerade zoner
De aktivitetsbaserade kontoren är ofta indelade i zoner efter aktivitetsnivå och arbetsuppgift och den flexibla inredningen möjliggör en helt annan gemenskap. I varje zon finns sedan ett bestämt antal lediga platser. Beroende på företag och verksamhet kan de här zonerna ha olika kategorier som till exempel aktiv, tyst eller lugn. Det ger medarbetare möjlighet att välja var de vill arbeta beroende på vilken uppgift som för tillfället ska lösas. Det är också möjligt att arbeta hemifrån.
Smarta inköp till företaget med aktivitetsbaserad inredning
Som företagsledare kan du även spara pengar på den aktivitetsbaserade inredningen i form av mindre kontorslokaler, men också effektiva inköpsmetoder. Även om aktivitetsbaserade kontor kräver mycket förberedelser är det en kostnadseffektiv investering. Det är dock mycket viktigt att tänka på att det fortfarande går åt lika mycket kontorsmaterial, om inte mer, när hundratals medarbetare samsas om arbetsstationerna i de olika zonerna. Även om inte alla är inne på kontoret dagligen behövs tillgång till kontorsmaterial som exempelvis:
- papper
- pennor
- mappar
- plastfickor
Inget kontor, aktivitetsbaserat eller ej, klarar sig utan kontorsmaterial och därför är det fortfarande lämpligt att ha samma rutiner kring inköp som tidigare, men lägga särskilt fokus på att ha ett större gemensamt lager. Istället för många mindre enheter som lägger individuell beställning är det nu ett stort aktivitetscenter som behöver tillgång till samma material men i en betydligt större omfattning. Vissa dagar är dessutom efterfrågan större när de flesta befinner sig på kontoret samtidigt. Att då stå utan papper till skrivare och kopieringsmaskiner eller kuvert till viktiga försändelser är inte att rekommendera.
En anledning till att den här typen av aktivitetsbaserad kontorsinredning har ökat är bland annat kraven som pandemin ställde på hemarbete. Människor blev i större utsträckning vana vid att arbeta hemifrån och därför kan en mer avslappnad stämning på kontoret vara fördelaktigt.
